Cómo sacarle el máximo partido a Gmail

Entre los clientes de correo electrónico más utilizados a nivel mundial se encuentra Gmail, parte del gigante tecnológico Google, ahora conocido como Alphabet.    Gmail ofrece multitud de posibilidades, desde categorizar los correos, pasando por configurar respuestas automáticas durante ciertos periodos de tiempo y hasta personalizar las pestañas visibles cuando el usuario mira el correo para adecuarlo más al gusto de éste.

Utilices tu correo electrónico para una u otra finalidad, nosotros te traemos distintos trucos para que saques el máximo partido de cuenta de Gmail y no te pierdas ninguna de sus posibilidades.

Las carpetas en Gmail, igual que las carpetas en el entorno real y físico, sirven para ordenar las cosas y reconocerlas fácilmente, por lo que siempre es buena idea tomarte unos minutos – o incluso, segundos – para ir organizando los correos electrónicos en ellas.    Dicha organización es muy sencilla: al abrir el mail que vas a leer y a archivar, solo hay que seleccionar la opción de “mover a” para colocarlo bajo la carpeta que tu quieras.

Nombra las carpetas bajo palabras con las que, a simple vista, puedas reconocer el contenido que hay en ellas y no mezcles varios temas o tipos de emails juntos: es mejor que tengas dos carpetas separadas para que no se te mezclen cosas y evites que se te pase algo importante por alto.

Las etiquetas, al igual que las carpetas, sirven para organizar los correos electrónicos. Mientras que en una carpeta lo lógico es que se guarden los emails relacionados con el nombre que tenga (por ejemplo, “trabajo”), las etiquetas dan la posibilidad de especificar un poco más para una mejor organización (por ejemplo, dentro de la carpeta “trabajo” se pueden tener correos bajo la etiqueta “trabajo compañeros” y, también, “trabajo jefe”).

Además, en la barra de búsqueda de correos electrónicos – tanto en la web como en las aplicaciones de Android e iOS – se puede escribir el nombre de la etiqueta para que salgan todos los correos clasificados con ella.

Siguiendo la línea de organización de los mensajes es necesario señalar que hay dos opciones para resaltar los emails más interesantes para el usuario: la estrella de “destacados” y el símbolo de “importantes” (una especie de ‘post-it’ amarillo).

En la bandeja de entrada, al lado del asunto del correo aparecerán ambos símbolos: el de “destacados” lo tendrás que pulsar tu, pero el de “importantes” suele aparecer marcado en aquellas conversaciones con contactos que se producen con asiduidad, pero siempre puedes modificarlo a tu gusto.

Gmail tiene un almacenamiento limitado, concretamente de 15 GB más dos extras si se hace la configuración de seguridad – además, este almacenamiento se comparte con Google Drive y Google Photos -. Si eres de los que recibe muchos emails al día y con muchos archivos, o de los que utiliza una buena parte de su espacio libre para guardar fotos u otros documentos en la nube, te viene bien borrar aquellos correos que no sean interesantes o que no quieras almacenar.

La bandeja de ‘spam’ es el espacio dedicado a los correos basura, sobre todo publicitarios o que pueden ser peligrosos para los datos del usuario, pero el filtro de Google no siempre es acertado y puede ocurrir que recibas alguna vez correos importantes o de alguno de tus contactos en esa bandeja.

Por ello, no está de más echar un ojo, de vez en cuando, a ver si realmente lo que tienes es basura o se ha colado algo de tu interés. Además, los correos de esta bandeja se borran automáticamente a los 30 días, pero, para no ocupar espacio en balde, siempre es bueno borrarlos manualmente cada semana o cada quince días.

En la bandeja de entrada, según abres el correo en la web, tienes la opción de configurar qué pestañas quieres que aparezcan.

Lo normal es que, por defecto, vengan tres pestañas activadas: principal, social y promociones. En la primera pestaña, aparecerán todos los correos electrónicos que se reciban de contactos propiamente dicho; en la segunda, aquellos que sean de redes sociales, y, en la tercera, aquellos que se te envíen automáticamente por estar suscrito o registrado en algún servicio o web.

Seguro que alguna vez has recibido un correo electrónico donde, en la parte inferior, venía escrito algo como “Pepito Perez, CEO de Tecnología Pepe, 666666666”. Pues esto se puede configurar al gusto y viene muy bien si el correo lo utilizas dentro del ámbito laboral, tanto por la formalidad que incorpora como por la facilidad para darte a conocer o para que otros contacten contigo.

Para añadir la firma hay que ir a Configuración > General, y ahí viene la opción para activar y escribir lo que se quiera mostrar. Ojo, la firma se pondrá automáticamente en todos tus mensajes enviados, sin excepción.

Si planeas irte de viaje y quieres desconectar de la tecnología o el trabajo, nunca está de más automatizar una respuesta para que se envié a todos aquellos correos que busquen contactar contigo.

Mucha gente utiliza más de un cliente de correo electrónico y tiene contactos distribuidos entre todas sus cuentas. Gmail ofrece la posibilidad de importar los contactos de otros servicios de correo para tenerlos todos bajo su dominio y que no tengas que estar buscando en todos lados antes de enviar un email.

Para ello, dentro de Configuración hay un apartado de “cuentas e importación” que te irá señalando, paso por paso, qué tienes que hacer para tener todos tus contactos en Gmail.

Una vez estás en tu bandeja de entrada del correo en el ordenador, en la zona superior izquierda aparece el nombre de Gmail y un desplegable debajo. Una de las tres opciones que vienen está relacionada con las tareas y se trata de una lista que puedes ir modificando y enviándote al email para organizar tu agenda y las cosas que tienes que hacer.

Esta opción es muy útil para personas a las que les cuesta organizarse o para aquellos que necesiten una organización en su día a día para no dejarse nada en el tintero. De esta manera, tendrás todo apuntado en cualquier dispositivo al que te conectes y no necesariamente la lista estará anclada a uno determinado, dándote más libertad.

Informe: La Flecha