[A Fondo] Office 2013: PowerPoint, OneNote, Outlook y más, parte 2

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En la primera parte de este especial dedicado al análisis de Office 2013, hemos tenido ocasión de ver las novedades gráficas de la suite ofimática de Microsoft y las funciones incorporadas en los dos programas de uso más común: el procesador de textos Word y la hoja de cálculo Excel.


En esta segunda parte vamos a abordar las novedades del resto del conjunto, con especial énfasis en el programa de presentaciones PowerPoint y la aplicación de registro de notas e información OneNote. También comentaremos alguna novedad más del resto del paquete y algunas conclusiones sobre la experiencia de uso.

PowerPoint 2013

PowerPoint es un programa de presentaciones ampliamente utilizado por particulares y empresas. La nueva entrega, PowerPoint 2013, hace aún más fácil el trabajo gracias al esmerado diseño del que hace gala esta versión.

PowerPoint 2013 ofrece un aspecto completamente nuevo, en el que se nota la vocación del programa para trabajar con pantallas panorámicas (configuración disponible para el formato 16:9), tabletas y teléfonos. Los elementos están dispuestos de forma que el trabajo es intuitivo.

Al abrir el programa, como en la mayoría de los módulos de la suite, vamos a tener una pantalla dividida en dos zonas. En la izquierda los trabajos recientes y la opción de abrir otras presentaciones, y en la derecha uno de sus puntos fuertes: un arsenal de plantillas y temas, además de la presentación en blanco.


Una de las mejoras más importantes es la nueva Vista Moderador. Ahora, mientras realizamos una presentación, mediante esta funcionalidad el público destino sólo ve la diapositiva, mientras que el presentador tiene delante información extra, como notas, tiempo transcurrido y diapositiva siguiente, además de poder detener la presentación, pasar la pantalla a negro o utilizar un puntero.

También es posible ahora tener la Vista Moderador en un único monitor si deseamos hacer pruebas. PowerPoint 2013 es capaz de detectar la configuración del equipo y seleccionar de forma automática la pantalla más adecuada para la Vista Moderador.

Otra característica interesante es la posibilidad de hacer zoom en zonas de una diapositiva, de manera que podemos destacar cualquier elemento de la misma (gráficos, diagramas, etc.) de forma dinámica en mitad de la presentación.


El diseño de diapositivas cuenta con más herramientas, como variantes de temas (a través de paletas de color y familias de fuentes), facilidades para colocar los elementos de manera más ordenada (alinear y espaciar objetos de forma uniforme), mejoras en la trayectoria de animación, combinación de formas habituales y se ha ampliado los formatos de vídeo y audio soportados, integrando los códec para no depender de herramientas externas.

Como inconveniente más destacable de PowerPoint 2013 está el manejo táctil de la interfaz de escritorio tradicional. Los controles son pequeños y es difícil encajar el dedo en el punto preciso. Trabajando con tabletas es más productivo emplear un dispositivo señalador.


OneNote 2013

OneNote es un elemento poco conocido de la suite Office, es un block de notas digital que permite capturar, almacenar y compartir información. El producto apareció como una pieza independiente, no integrada en Office, en 2003.


Al ejecutar OneNote veremos directamente el espacio de trabajo, donde podremos crear y organizar nuestras notas. La interfaz es, como en el resto de los módulos de Office 2013, limpia y con una orientación eminentemente práctica.

OneNote está completamente integrado en la nube. Todo se guarda en nuestra cuenta de SkyDrive, para que dispongamos de nuestro trabajo en cualquier lugar y con cualquier equipo. Existen versiones de OneNote para varias plataformas: Windows, Windows Phone, iOS, Android y Symbian.

OneNote facilita el hecho de compartir nuestras notas con otros usuarios y también el trabajo en colaboración con ellos. Las modificaciones que realice cada uno estarán claramente vinculadas a su autor.

Con OneNote podemos tomar notas a mano con hardware que lo permita. Si así lo deseamos, el programa es capaz de traducir la escritura manual a texto. Otra faceta interesante es la posibilidad de acoplar la herramienta “Enviar a OneNote” en la zona derecha de la pantalla, desde donde podemos recortar parte de la misma (cualquier cosa de nuestro interés vista en un explorador web, por ejemplo), añadir el recorte a una nota, enviar desde ahí la nota o crear una nueva.


Otro aspecto destacable de OneNote es su capacidad para incrustar hojas de cálculo Excel o diagramas de Visio en las notas. Si deseamos editar esta información incrustada, al pulsar sobre la misma se lanzará el programa pertinente para realizar modificaciones.


Outlook 2013


Outlook es un asistente personal que dispone de correo electrónico, calendario, lista de contactos y organizador de tareas, ampliamente utilizado en el entorno empresarial. Outlook es probablemente el elemento de Office 2013 que ha sufrido uno de los mayores cambios en el diseño.

Entre las mejoras más destacables, está la capacidad de responder un correo sin abandonar el modo lectura del mismo. No es necesario emplear “responder” como hasta ahora, ni cambiar a una nueva ventana. Digno de reseñar también las mejoras funcionales de la vista previa, desde donde podemos realizar ahora diversas tareas. 


En particular, se ha facilitado la eliminación de mensajes. Muchos usuarios borran los mensajes poco relevantes una vez los han leído. Esta tarea se ha simplificado en Outlook 2013 gracias a un control contextual que se muestra cuando pasamos el ratón por encima del contenido del mensaje. Otra facilidad añadida, tan sencilla como útil, es la posibilidad de filtrar en cada bandeja los correos leídos y no leídos.

El calendario no ha cambiado mucho, aunque ahora al deslizar el ratón por la banda inferior donde están agrupadas las funciones de Outlook, al situar el puntero sobre “calendario”, obtendremos una vista previa del mismo con las anotaciones más relevantes, sin abandonar el módulo en el que nos encontremos.


La tradicional lista de contactos ha cambiado su nombre por el de “Personas”, además de ampliar el cometido que realizaba en versiones anteriores. Desde “Personas” tendremos todos los datos útiles de un contacto “tradicional” añadiendo información de algunas redes sociales. Desde la “tarjeta” que recopila toda esa información, se puede llamar, enviar un mensaje instantáneo o programar una reunión.

Por último señalar la enorme facilidad para configurar nuestra cuenta de correo Microsoft en Outlook 2013. Basta con indicar en el asistente el nombre de la cuenta y la contraseña. Se terminaron las configuraciones manuales de servidores.
 
Access 2013

Access es una base de datos de escritorio, que en el mundo de la empresa se utiliza para temas tan variopintos como gestión comercial, nóminas o control de costes, por citar algunos ejemplos sufridos en propia piel. No tiene la complejidad de una base de datos “seria” como SQL Server y similares, ni tampoco sus prestaciones.

Su popularidad entre particulares y pequeñas empresas radica en la sencillez de uso a través de asistentes, que permiten crear tablas, vistas e informes. La edición 2013 trae, además de la interfaz de usuario con inspiración Modern UI, la novedad denominada por Microsoft “Aplicaciones Web de Access”.


Una aplicación Web de Access es un nuevo tipo de base de datos propia de este programa, que se puede usar y compartir con otros usuarios como aplicación de SharePoint empleando un explorador web.

Siguiendo la filosofía tradicional del producto, basta con indicar el tipo de datos que deseamos y el programa generará la estructura de la base de datos, vistas para agregar o modificar el contenido, y los comandos básicos de navegación. 
 
Versiones de Office 2013

Hasta aquí hemos repasado los módulos más populares de Office 2013. La suite ofimática de Microsoft ya está disponible en la tienda de aplicaciones de Windows 8, además del sitio oficial. Las versiones ofertadas son:
  • Office Hogar y Estudiantes 2013 (Word, Excel, PowerPoint y OneNote), licencia para un equipo, no transferible, y sin fines comerciales, por 119 euros.
  • Office Hogar y Empresas 2013 (se añade al paquete anterior Outlook), licencia para un equipo, no transferible, por 269 euros.
  • Office Profesional 2013 (añade al paquete anterior Publisher y Access), licencia para un equipo, no transferible, por 539 euros.
  • Office Standar 2013 (no incluye Access) y Office Profesional Plus 2013 (la versión empleada para este especial, que incluye además de todo lo anterior, Lync 2013 e InfoPath 2013), son versiones empresariales cuyo precio está vinculado al volumen de licencias.
 
Requerimientos de Office 2013

Los requisitos mínimos de hardware para Office 2013 dependen de la versión del producto. Aquí voy a reflejar los necesarios para la versión más sencilla: Office Hogar y Estudiantes. El resto los podéis encontrar en la página oficial.
  • Procesador: x86 o de 64 bits a 1 GHz.
  • Memoria: 1 GB de RAM (32 bits); 2 GB de RAM (64 bits).
  • Disco duro: 3 GB de espacio disponible en disco.
  • Pantalla: Resolución de 1366 × 768 píxel o superior.
  • Sistema operativo: Windows 7, Windows 8, Windows Server 2008 R2 con .NET 3.5 o posterior.
Como veréis, Windows XP y Windows Vista se han quedado fuera. Por mal que siente a los usuarios de las dos versiones de Windows, esto tiene su lógica. 

Mantener actualizaciones y Service Pack es complejo y caro. Microsoft, además de potenciar de forma indirecta con esta decisión las últimas dos entregas de su sistema operativo, no ha querido invertir en dos versiones que ya no le interesan. 

Una porque lleva más de una década en el mercado y cuyo soporte terminará pronto, y el otro porque su cuota de mercado es ya marginal. 

Office 2013, conclusiones

Por el tipo de trabajo que desempeño a nivel particular, por convicción y por presupuesto, empleo soluciones ofimáticas libres desde hace años. Sin embargo, reconozco que Office no tiene rival en las plataformas donde funciona. Con Office 2013 Microsoft ha hecho un trabajo colosal.

Si bien no soy partidario de las mezclas, creo que la combinación de entorno de escritorio con las partes inspiradas en Modern UI son un acierto. Sobre todo porque estas últimas aglutinan funciones muy comunes, que quedan separadas del resto en favor de la experiencia de uso. Este aspecto destaca especialmente en Word y Excel.

La integración de la suite con la nube mediante SkyDrive es otro punto a favor del producto creado por Microsoft, que tiene una infinidad de pequeños detalles muy agradables a la hora de trabajar. Tras casi dos meses de uso de la versión de prueba, la sensación que deja en mí es altamente positiva.

No obstante hay un detalle que está entre regular y mal resuelto en Office 2013: el uso táctil. Se ha hecho un guiño al hardware móvil, pero se ha hecho mal. Emplear a estas alturas controles tipo hipervínculo es dejar las cosas a medias. 


Hay dos programas en particular: PowerPoint y Outlook, en los que trabajar con los dedos es un ejercicio de puntería de precisión, y no lo digo por ese tipo de controles, sino por los propios iconos y botones de la interfaz Ribbon.

Las tabletas de última generación, que emplean pantallas de alta resolución, disponen de un espacio muy reducido. Estos días tengo entre manos la prueba de una tableta profesional con pantalla de 11,6 pulgadas (1.920 × 1.080 píxel), y algunos controles de la interfaz clásica son imposibles de manejar con soltura con el tamaño de mis dedos. Es necesario el ratón.

Otro aspecto que siempre he criticado del producto es el precio, en particular el de las versiones reducidas enfocadas al uso doméstico. No es que el producto no lo valga, es que es inasequible para una gran mayoría.

Office 2013 es un producto puente, a mi entender, donde el enfoque táctil tiene mucho camino por recorrer. Habrá que esperar a Office 2013+“x” para disfrutar de una versión más acorde con las nuevas soluciones de hardware móvil.